Многие считают, что засвидетельствование верности копий документов является элементарной процедурой, но на самом деле существует ряд ограничений и условий относительно данного действа.
Во-первых, документ и его копия (фотокопия) должны соответствовать друг другу без каких-либо изменений, а так же он должен соответствовать закону. Существуют предписанные формы документов, бланки, на документах должны быть в обязательном порядке печати, наименования официальных учреждений их выдавших, дата и место выдачи. Не соответствуют требованиям закона документы, которые имеют исправления, зачеркнутый или дописанный текст, если содержание неясно и его невозможно прочитать, выцветшую печать, написанные карандашом, если документ состоит из множества страниц и они не прошиты и не скреплены печатью.
Во-вторых, существует ряд документов, которые не подлежат засвидетельствованию их копий, такие как паспорт гражданина Украины, гражданский паспорт для выезда за границу, паспорт моряка или паспорт лица, не являющегося гражданином Украины, пенсионное удостоверение, военный билет, студенческие либо служебные удостоверения. Так же запрещается свидетельствовать верность копий для документов и справок, выданных медицинскими учреждениями как справка о смерти, справок о психических заболеваниях, а так же временных документов, выданных вместо основного документа, пропусков в организации и другие.
Документы, выданные органами регистрации актов гражданского состояния для предоставления за границей, должны быть предварительно легализированы или подвержены процедуре применения апостиля. При необходимости нотариально заверить выписку из многостраничного документа, делается так же копия первой и последней страницы, для того, чтобы можно было идентифицировать выписку согласно документа-оригинала.
При нотариальном заверении копий и выписок из них необходимо предоставить такие документы как:
- Оригинал паспорта;
- Оригинал или нотариально заверенная копия справки о присвоении идентификационного номера;
- Оригинал документа. Если документ состоит из более чем 2-х листов, то он должен быть прошит и скреплен печатью;
Нотариус производит сверение оригинала документа и его копии перед засвидетельствованием, законность выдачи, соответствие нормам и правилам, а так же правомочность заверения конкретного вида документа.